English
De term "Content Management" verwijst naar een breed en niet exact aan te geven concept in de
internet terminologie. In dit artikel krijgen we meer duidelijkheid door aan te geven wat de
werkelijke betekenis en het doel hiervan is.
Wat is Content Management werkelijk?
Eenvoudig gezegd is Content management het proces van gezamenlijk gebruik van vitale informatie
binnen een organisatie.zo betrekt Intranet Content Management informatie met gebruik van het door
Intranet gebruikte computer netwerk en de daaraan verbonden software als primair communicatiemiddel.
In de huidige Informatie wereld, waar de totale hoeveelheid aan gegevensen de communicatie voortdurend
toenemen zal het doel van effectieve Content Management steeds belangrijker worden.
In een bepaald opzicht bestond het Content Management proces al voordat intranets of computer
technologie waren ontwikkeld. Belangrijke of interessante delen van informatie al voor gezamenlijk
gebruik beschikbaar gestel door o.a. notities, grootboek, dagboeken en telegrammen. Vervolgens werden
geautomatiseerde Document Management processen ontwikkeld om versiebeheer en de toegang tot
elektronische documenten mogelijk te maken. In de computer industrie werd de term Content management
gebruikt als verwijzing naar Computer Based Data Management in zijn algemeenheid en specifiek voor de
inhoud van modellen die gecentreerd waren rond Web Publishing en Web Technologie standaarden.
Een nieuwere vorm van Content Management hanteert een gecentreerde Webmaster aanpak. Deze aanpak
dicteert de tijd die de medewerkers krijgen toegewezen om handmatige beoordelingen uit te voeren,
het soms herformuleren, het vrijgeven van inhoud en het onderhoud van software op een Web Site.
Deze aanpak kan bevredigend werken voor sommige intranets, maar in zijn algemeenheid, de hooggespannen
verwachtingen en de technologie van intranets zijn in de loop van de jaren zodanig geevalueerd dat een
dergelijke aanpak niet erg aantrekkelijk meer is.
Momenteel bieden sommige leveranciers software voor Content Management in een poging de bottle neck van
de Webmasters op te heffen door de saaie en geestdodende klusjes te automatiseren. Dergelijke
producten bevatten veelal de volgende belangrijkste kenmerken:
1. Web-Based publishing.
Documenten en andere vormen van informatie kunnen door geautoriseerde personen worden verspreid.
Pagina wizards en andere software hulpmiddelen kunnen ervaren auteurs helpen om een grotere productie
van een hoger kwaliteitsniveau te bereiken. Gegevens die bijvoorbeeld belangrijk zijn voor intranet,
extranet en E-commerce sites kunnen automatisch en gecoördineerd worden hergebruikt voor meerdere
doeleinden.
2. Format Management.
Gegevens kunnen automatisch worden geconverteerd naar formaten die bruikbaar zijn voor Web Publishing:
HTML, PDF of legacy Elektronische documenten of zelfs gescande documenten kunnen worden omgezet naar
algemene formaten die eenvoudig uitwisselbaar zijn met andere leveranciers.
3. Versie beheer.
Gegevens kunnen worden vervangen door nieuwere versies hiervan of weer worden teruggezet naar
voorliggende versies. Iedereen kan nu, voor veiligheidsdoeleinden,
de veranderingen in gegevens nalopen.
4. Indexeren, zoeken en herstellen.
Om gegevens enige waarde te geven is het noodzakelijk dat zij beschikbaar zijn voor gebruikte
applicaties en dat zij ook volledig zijn bijgewerkt. Documenten worden ontleed op sleutelwoorden
zoekelementen, rubrieken en andere elementen; mechanismen voor het uitvoeren van dergelijke zoek
opdrachten zijn onmisbaar geworden.
Meer in z'n algemeenheid, effectieve Content Management systemen ondersteunen de business processen
van een onderneming voor het verzamelen, filteren, organiseren en het beheer op de toegang van
informatie. Omdat geen twee ondernemingen de zelfde business processen gebruiken, kan het gebruik
van Content Management in de praktijk vergeleken worden als sneeuwvlokken: er zijn geen twee van
dergelijke systemen identiek.
De moeilijkheidsgraad die een organisatie ondervindt bij het inzetten of uitbreiden van Content
Management systemen wordt bepaald door een groot aantal factoren. De grootte van een organisatie,
het aantal medewerkers, geografische verspreiding (specifiek wanneer nationale of culturele grenzen
worden overschreden), kunnen een eerste indruk geven. Een andere factor die in de overweging moet
worden meegenomen is de diversiteit van gebruikte formulieren en elektronische gegevens zoals zij
binnen de organisatie worden gebruikt. Kritische bedrijfsgegeven kunnen vastgelegd zijn in platte
tekst maar ook in alternatieve vormen zoals grafieken, Audio en Video en stroomdiagrammen waardoor
het extra moeilijk wordt ze te beheren. Tot slot blijkt dat sommige organisaties een mondelinge
traditie hebben opgebouwd waarbij de verbale en ongedocumenteerde communicatie de boventoon voert,
in dat geval valt er weinig aan gegevens te verzamelen.
In de uiteindelijk analyse moet blijken dat Content Management alleen een middel is.
Men is gauw geneigd om alle informatie te delen met alle medewerkers hetgeen mogelijk vergeefse
moeite is. Het proces van het beschikbaar stellen van gegevens wordt alleen waardevol als de
"juiste gegevens" beschikbaar worden gesteld aan de "juiste personen" op de "juiste tijd".
Uw Content Management systeem zal alleen effectief worden als het een bijdrage levert aan de
bedrijfs doelen.
Nederlands
Home
The phrase "content management" refers to a broad and somewhat elusive concept in the intranet
community. In this article, we "get our hands around" the concept by examining its real meaning and
purpose.
What is Content Management, Really?
Content management, simply stated, is the process of sharing information vital to an organisation.
Likewise, intranet content management involves sharing information using the private computer networks
and associated software of intranets (or extranets) as a primary communication tool.
In today's "information society," where the total quantity of data and the pace of communication
continue to increase, the goal of effective content management continues to gain importance.
In one sense, content management processes existed well before intranets or computer technology were
developed. Interesting pieces of information were methodically shared within organisations
through -- among other things -- memorandums, ledger books, or telegrams. As computers proliferated,
"document management" processes were developed to control versioning and access to electronic documents
specifically. In the computer industry today, however, the term "content management" refers to
computer-Based data management generally and in particular to content models centered on Web publishing
and Web technology standards.
One modern form of content management system takes a Webmaster-centered approach.
This approach dedicates the time of appointed individuals to the task of manually reviewing, sometimes
re-formatting (typically in HTML), and releasing content and supporting software to a Web site.
This approach may be satisfactory for some intranets, but in general, the expectations and technology of
intranets have evolved in recent years to an extent that makes this approach much less appealing.
Today a number of vendors offer software implementations of content management systems that attempt to
alleviate "Webmaster bottleneck" by automating menial tasks and otherwise distributing workload.
Such products include most or all of the following key features:
1. Web-Based publishing. Documents and other forms of information can be
disseminated by authorised individuals.
Page templates, wizards, and other software aids help inexperienced content authors to
produce higher-quality output. Data useful on intranet, extranet, and ecommerce Internet sites,
for example, can automatically be re-purposed and co-ordinated for the multiple destinations.
2. Format management. Data can automatically be converted into formats
suitable for Web publishing such as HTML or PDF. Legacy electronic documents, or even scanned paper
documents, can be unified into a few common formats that are more easily shared with third parties.
3. Revision control. Files can be updated to a newer version or restored to
a previous version. Changes to files can be traced to individuals for security purposes.
4. Indexing, search, and retrieval. For data to be valuable, it must be
relevant to the task at hand and accessible in a timely fashion. Documents can be parsed for keywords,
headings, graphics, and other elements; mechanisms for processing search requests become critical.
More generally, effective content management systems support an organisation's business processes for
acquiring, filtering, organising, and controlling access to information. Because no two organisations
use identical business processes, content management systems in practice can be compared to snowflakes
-- no two such systems will look or behave exactly alike!
Numerous factors determine the degree of difficulty an organisation will face in deploying or improving
their content management systems. An organisation's size (number of employees) and geographic dispersion
(particularly across national or cultural boundaries) can give a first-order estimate. Another factor to
consider is the diversity in forms of electronic data held within the organisation. Besides plain text
documents, critical data can also exist in alternate forms such as graphics, audio/video, and
engineering diagrams that can prove much more difficult to manage. Finally, some organisations may
historically have relied on an "oral tradition" of predominately verbal, undocumented communications,
leaving little data readily available to collect.
In the final analysis, content management is only a means to a end. One can easily become enamoured with
the idea of total information sharing among all of an organisation's employees and forget that this is
probably not a worthwhile goal. The process of information sharing becomes valuable only when the
"right data" is communicated to the "right people" at the "right time." Your content management system
will probably be effective only to the extent it contributes to this goal.
Home