Enterprise Information Portals

Met stip op nummer één van de top 100 van business intelligence trends van dit moment staat het fenomeen “Enterprise Information Portal” (EIP). Zoals bij veel nieuwe ontwikkelingen is er overigens nog weinig consensus over de exacte betekenis van het begrip EIP en dat geldt al helemaal voor het begrip “Portal” : Babel was er niets bij. Veel definities van een EIP komen neer op de functionaliteit van geïntegreerde informatievoorziening op basis van zowel gestructureerde (databases) als ongestructureerde (vooral documenten) bronnen, uiteraard via een web-interface, en bij voorkeur op gepersonaliseerde wijze. Vaak genoemd zijn tevens functionaliteit voor samenwerking en communicatie (Groupware en Workflow Management) en optioneel ook de toegang tot reeds bestaande applicaties via één geïntegreerde interface

Korter gezegd kan de essentie van een portal worden samengevat als de “1 loket gedachte”: één plek waar een gebruiker alle informatie en optioneel ook alle benodigde functionaliteit in de vorm van applicaties kan terugvinden. Om te voorkomen dat een gebruiker bij dat ene loket overdonderd wordt door zaken die niet relevant zijn, is het zaak om de inhoud van een EIP gepersonaliseerd aan te bieden, ofwel afgestemd op het profiel (Statisch of dynamisch aan de hand van gebruikersgedrag) van een individuele gebruiker of een groep van gebruikers. In het laatste geval spreekt men ook wel van “Channels” : voorgedefinieerde selecties van informatiebronnen die relevant zijn voor een bepaalde groep van gebruikers( Bijvoorbeeld een channel met productbrochures en/of omzetrapportages die voor een verkoopafdeling van belang zijn). Het aardige van zo´n channel is dat gebruikers niet eens zelf hoeven uit te zoeken welke informatie voor hen relevant is, hetgeen nog belangrijker wordt als we bedenken dat een EIP, mits goed beveiligd, ook relatief eenvoudig toegankelijk gemaakt kan worden voor klanten, leveranciers en andere “Externe partijen”. Al met al klinken de eigenschappen van een EIP bijzonder aantrekkelijk, niet in het minst omdat ze ook daadwerkelijk voorzien in een echte behoefte in tal van organisaties die worstelen met hun al maar complexer wordende informatiehuishouding.

Er is in de afgelopen jaren dan ook een heel scala aan tools, producten en toepassingen op de markt gebracht, die gedoopt (of herdoopt) zijn met de naam EIP. Een belangrijke groep binnen dit scala betreft Business Intelligence toepassingen rapportage en OLAP. Veel leveranciers op dit vlak (Bijvoorbeeld BRIO, Business Objects en Cognos) hebben hun producten web-enabled gemaakt en in toenemende mate ook uitgebreid met typische EIP functies zoals onder andere beveiliging, publish & Subscribe functies, notificatie en personalisatie.

Een tweede belangrijke groep van producten zijn de tools voor content management en bijvoorbeeld search engines en text mining (bijvoorbeeld Autonomy, Hummingbird, Interwoven en Verity). Met name dus gericht op ongestructureerde bronnen zoals tekstdocumenten (in allerlei formaten en zowel intern als op het internet), terwijl de hiervoor genoemde groep van Business Intelligence tools juist zijn gericht op gestructureerde databronnen als een Data Warehouse, Datamarts of desnoods gewoon Databases.

Echter, voor de EIP gebruiker is dit onderscheid tussen gestructureerd en ongestructureerd irrelevant: het doet er feitelijk niet toe of de informatie die hij/zij nodig heeft nu in een Data Warehouse-rapportage, een OLAP kubus, een door een collega geschreven document of een externe website (of combinaties daarvan) bevindt. Een EIP zou dit onderscheid dus transparant moeten maken (maar zou ook moeten kunnen aangeven wat de bron en/of betrouwbaarheid van de informatie is). Helaas blijft de volledige integratie van gestructureerde en ongestructureerde databronnen voorlopig nog een lastige zaak, veelal nagestreefd door het gebruik van metadata of information directories voor zowel gestructureerde als ongestructureerde bronnen. Dit is op dit moment vaak nog een moeizaam proces, hoewel een aantal samenwerkingsverbanden en fusies tussen partijen uit de verschillende groepen lijken te wijzen op een toekomstige verbetering op dit vlak.

Een derde groep van EIP leveranciers levert producten die vooral betrekking hebben op samenwerking en communicatie, ofwel de uitwisseling van informatie tussen mensen en/of systemen. Soms ook wel aangeduid met termen als groupware, Workflow Management, Virtual workspaces en virtual collaboration. Vaak worden deze toepassingen onder de vlag van kennismanagement gebracht, hoewel de eerder genoemde groepen daar eigenlijk net zo goed onder vallen.

Zoals gezegd is het begrip EIP dus niet echt eenduidig in de markt gedefinieerd. Enkele leveranciers (bijvoorbeeld IBM, Oracle, Plumtree en Tibco) spelen hier op in door zogenaamde “EIP-frameworks” te leveren: producten die een geïntegreerde architectuur mogelijk maken waarin de diverse hiervoor genoemde elementen (Business Intelligence, Content Management, Groupware etc) van eigen makelij of van andere leveranciers kunnen worden opgenomen. Door gebruik te maken van moderne middleware kunnen ook tal van andere (bestaande) applicaties in een EIP geïntegreerd worden.

A.Th. Rossen MSc.

Referenties:

CIBIT, Pieter den Hamer

Home