Establishing
Quality Expectations
Recording quality
problems on project issues
|
Starting Up a Project |
SU |
Opstarten van een
project |
OP |
|
Initiating a Project |
IP |
Initiëren van een
Project |
IP |
|
Directing a Project |
DP |
Dirigeren van een
Project |
DP |
|
Controlling a Stage |
CS |
Beheersen van een
fase |
BF |
|
Managing Product Delivery |
MP |
Managen Product
oplevering |
MP |
|
Managing Stage Boundaries |
SB |
Managen fase
overgangen |
MF |
|
Closing a Project |
CP |
Afsluiten van een
Project |
AP |
|
Planning |
PL |
Opstellen van een
plan |
PL |
De klant/leverancier omgeving (Customer Supplier)
PRINCE 2 is gedefinieerd in termen van een klant/leverancier omgeving. Er
zijn verschillende combinaties van klant en leverancier die gevolgen hebben
voor de organisatie en besturing van het project. Combinaties die het overwegen
waard zijn:
·
Een klant met een
interne leverancier. Ook hier kan worden gewerkt met aparte budgetten en
daardoor de noodzaak van gescheiden budgetten,
·
Projecten betaald
door een enkele klant versus projecten dat verschillende klanten ondersteunt
·
De projecten die
worden voorzien door een enkele leverancier versus verschillende leveranciers
·
Situaties die een
consortium van ofwel klanten en of leveranciers meebrengen versus situaties die
een legale hirierchie betrekken van:
o Projecten die worden uitgevoerd door een interne
afdeling
o Projecten die worden uitgevoerd door een
combinatie van interne en externe leveranciers
Kwaliteitsverwachting bij de klant.
In PRINCE de kwaliteits overwegingen .beginnen met het onderzoeken wat de
verwachtingen van de klant zijn voor wat betreft de kwaliteit. Dit zou moeten
gebeuren in het proces “ Starting Up a Project” (SU). Er kan geen plan worden gemaakt voor
het voorzien van de klant van een kwaliteitsproduct voordat zowel de klant als
de leverancier begrijpen en afspreken wat die kwaliteit zou moeten inhouden. De
klant en de leverancier moeten een gezamenlijk begrip hebben van kwaliteit,
kosten en implicaties voor wat betreft de tijd, zij moeten deze zaken met
elkaar in balans brengen en daarbij zeker stellen dat het eind product passend
is voor zijn doel en gebouwd binnen de andere beperkingen.
Het kwaliteits management systeem is het proces van zeker stellen dat de kwaliteit die door de klant wordt verwacht ook wordt geleverd. Het bevat alle project management activiteiten die het kwaliteitsplan van het project bepalen en invoeren.
Kwaliteit, gedefinieerd volgens ISO 8402:
Het totaal van karakteristieken van een gegeven die betrekking hebben op zijn vermogen te voldoen aan impliciet verwachte behoeften.
Fundamentele principes.
Voordat gestart kan worden met de planning van een project, moeten
besluiten worden genomen over wat de aanpak is voor het voorzien in een
oplossing.
De oplossing kan bijvoorbeeld zijn;
·
Kopen “ van de
plank”
·
Maatwerk pakket
·
Zelf bouwen
·
Laten bouwen door
derden
·
Gebaseerd op een
bestaand product
·
Vanaf het begin
bouwen
· Bouwen gebaseerd op specifieke technologie.
Fundamentele principes
Een belangrijke succesfactor voor elk project is dat het resultaat en de producten van het project overeen komen met de kwaliteitsverwachting van de klant. Dat kan alleen wanneer verwachtingen zijn vastgelegd en afgesproken bij het begin van het project, tezamen met de wijze waarop deze worden gerealiseerd in het definitieve eindproduct.
Onderdeel van een Stage plan is de detaillering van hoe het kwaliteitsplan zal worden ingevoerd in deze Stage. Dit moet gedetailleerd worden tot op het niveau van elk product dat zal worden opgeleverd in deze Stage, vastgelegd wordt hoe de kwaliteit zal worden getest en wie zal worden betrokken bij het uitvoeren van de test. Als het product bijvoorbeeld een document is dat een kwaliteits beoordeling moet ondergaan, dan moet het Stage plan inzicht geven in de geschatte tijd, de tijd reserveren voor de voorzitter van de kwaliteits beoordeling en de personen die de beoordeling zullen uitvoeren. Het plan zou een diagram moeten bevatten waaruit blijkt wanneer de beoordeling zal worden uitgevoerd en hoeveel tijd daarvoor nodig is.
Product beschrijvingen en kwaliteits criteria.
Onderdeel van een Stage plan zou een product beschrijving moeten zijn voor
elk belangrijk product dat wordt gebouwd gedurende deze stage. Dit zou onder
andere moeten aangeven welke kwaliteits criteria worden aangehouden voor dit
product en de methode waarop wordt gecontroleerd of het voldoet aan alle
vastgestelde criteria.Het ligt voor de hand, en soms is het zelfs noodzakelijk, om het management
van de klant te betrekken in de definitie van de product beschrijvingen,
inclusief de kwaliteits criteria. Zij zijn niet alleen de mensen die het beste
weten over welke producten het gaat, zij kunnen ook het beste de
kwaliteitsverwachtingen van de producten vaststellen.
Fundamentele principes:
Het zou een chaos opleveren als de project medewerkers activiteiten zouden
starten op het moment dat het ze het beste uit komt. Er mag een zekere mate van
autonomie binnen de teams worden toegestaan, maar er kan niet van ze verwacht
worden dat zij alle aspecten, ook in een breder perspectief, kunnen bevatten.
Daarom, in algemene termen, is het belangrijk dat werk allen wordt gestart en
voortgezet met toestemming van de project manager.
Een werk pakket is een hoeveelheid informatie over een of meer vereiste
producten die is samengesteld door de projectmanager bij de overdracht van de
verantwoordelijkheid voor oplevering aan een team manager of een team lid.
Bij de uitvoering van een project is het belangrijk om alle informatie die betrekking heft op het project, het management en de producten van de specialisten in de gaten te houden. Het is noodzakelijk om in staat te zijn de verschillende versies van producten te managen en om snel en betrouwbaar de beschikking te hebben over relevante informatie. Om dit te bereiken kan een praktisch en pragmatisch opbergsysteem ingericht worden bij de start van het project.
Bij het vaststellen van de voortgang (CS2) wordt het kwaliteitslogboek als input gehanteerd.
Dit onderdeel controleert de status van de middelen en het toegewezen werk en controleert het kwaliteitslogboek zoals dit is bijgewerkt gedurende de kwaliteits checks die zijn uitgevoerd door de teams. In dit proces wordt ook het stage plan up to date gehouden.
Kwaliteitscontrole
Elk project heeft procedures en technieken nodig om de kwaliteit van de
producten die worden opgeleverd te beheren. De meest ideale kwaliteits controle
zou moeten variëren afhankelijk van het type product en het type project,
Prince 2 doet geen moeite om al deze mogelijkheden vast te stellen.Het bevat
echter wel een algemene kwaliteits check dat gedurende een aantal jaren
effectief is gebleken bij controle van de kwaliteit van documenten. Het wordt
genoemd kwaliteits beoordeling.
De kwaliteitsbeoordeling is een type van kwaliteits check. Het is een team
methode ter zekerstelling van product kwaliteit bij een beoordeling hiervan.
Het doel van de beoordeling is het product te onderzoeken op fouten op een
geplande, onafhankelijke gecontroleerde en gedocumenteerde wijze.
Kwaliteitsbeoordelings documentatie, als het is opgeslagen in het kwaliteits
hoofdstuk van het project dossier, geeft aan dat het product is onderzocht, dat
de gevonden fouten zijn hersteld en dat de wijzigingen weer zijn getest.
Wanneer bekend is dat een product is gecontroleerd en dat is verklaard dat er
geen fouten (meer) in zitten geeft dat een betrouwbare basis om verder te gaan
en dit product te gebruiken als basis voor toekomstig werk.
Een kwaliteits beoordeling kan worden gebruikt om de kwaliteit van documenten te controleren. Een kwaliteitsbeoordeling geeft de projectmanager een terugkoppeling over de status van een document (en de voortgang van de kwaliteit beoordelings techniek).
De voordelen van effectief gebruik van kwaliteitsbeoordelingen zijn:
· Een gestructureerde en georganiseerde aanpak om de subjectieve kwaliteitscriteria te beoordelen.
· Vroegtijdige identificatie van gebreken in producten en daardoor een platform ter verbetering van de producten met een kosten reductie van de definitieve producten, zowel tijdens de ontwikkeling en gedurende het gebruik.
· Wanneer kwaliteitsbeoordeling een meetpunt is ter bepaling of een product kompleet is, hebben wij hiermee een objectief meetinstrument ter controle van de voortgang; voortgang wordt gemeten door product oplevering.
· Alle gevestigde belangen werken samen om de product kwaliteit te verbeteren, dit helpt bij het bouwen van de team aanpak bij de oplevering.
· Wanneer een product eenmaal door de kwaliteit beoordelings procedure is gegaan zullen de gebruikers meer bereid zijn zich aan een product toe te vertrouwen. Omdat het eigendom van een product is verdeeld tussen de verschillende participanten van de kwaliteitsbeoordeling, de gebruikers, die zijn gerepresenteerd door het kwaliteit beoordelings team, zijn zij eerder bereid een beoordeeld product te accepteren.
· Afgezien van fouten gemaakt door de bouwers, kunnen fouten ook worden veroorzaakt door onvolkomenheden in standaarden en methoden. Het onvermogen om een standaard te gebruiken zou er op kunnen wijzen dat de standaard niet meer praktisch inzetbaar is. Zulke gebeurtenissen zouden moeten aansporen tot een beoordeling van de verdachte standaarden en voorzien in start ter verbetering van de standaarden.
Het doel van een kwaliteits dossier is het, op elk moment, mogelijk maken van een onderzoek naar de kwaliteit van het werk dat is uitgevoerd en bevestiging dat het voldoet aan de kwaliteits standaards. Er wordt één kwaliteits dossier aangelegd voor het gehele project, het is niet opgedeeld in stages. Het heeft drie belangrijke onderdelen:
Product beschrijvingen.
Kwaliteit beoordelingen
Project aandachtspunten.
Voordat een keuze over de gedragslijn wordt gemaakt moet ieder project
aandachtspunt worden beoordeeld op zijn effect en moeten alternatieven worden
overwogen.
Het documenteren van projectaandachtspunten.
Het verzamelen van projectaandachtspunten zou aanleiding moeten zijn voor
verdere analyse. Alle openstaande aandachtspunten zouden moeten worden
onderzocht en een aanbevolen reden tot actie gedurende (CS5) onderzoek van de
fase status.
Zo snel als het is vastgelegd zou een projectaandachtspunt onderzocht moeten
worden.
Alle openstaande project aandachtspunten moeten regelmatig aan een onderzoek
worden onderworpen. Besluiten over vervolg acties zouden pas moeten worden
genomen als het aandachtspunt een breder perspectief kan worden bezien: de status waarin de fase verkeert, de
product oplevering en de voortgang volgens de planning. Uitzondering op dit
uitstel geldt voor project aandachtspunten die met een hoge prioriteit moeten
worden opgelost.
Om de project aandachtspunten voor te bereiden op een verder onderzoek moeten
de volgende acties worden ondernomen:
- Verzamel alle beschikbare en relevante informatie over het project
aandachtspunt inclusief alles dat betrekking heeft op de effecten van het
aandachtspunt op:
Kosten.
tijdpaden
het bereiken van voordelen of waarde´s
risico´s
Gevolgen voor de vereisten van het
project
Gevolgen voor de afgesproken kwaliteitsstandaards
- Noteer in het risico logboek wanneer het aandachtspunt al eerder als
risicovol was geïdentificeerd of blijkt een nieuw risico met zich te brengen.
- geef een aanbeveling m.b.t. de gedragslijnen
Compositie:
Oplevering:
Bereikte project
doelstellingen.
Vergelijken met geplande
tijden en kosten, de bereikte effecten op het projectplan, de Business Case en
op de goedgekeurde wijzigingen op het oorspronkelijke plan.
Laatste statistieken op
de change issues die gedurende het project zijn ontvangen.
De totale impact op de
goedgekeurde wijzigingen, statistieken op alle goedgekeurde werkzaamheden.
Post Project Reviewdatum
en plan.
End project rapport is
samengesteld uit :
·
Senior User
-
Eisen vanuit de
gebruikers kant
-
Gebruikte resources
-
Afstemming eisen en
resultaat
-
Behalen voordelen
met resultaat
·
Executive
-
Eindverantwoordelijke
-
Eigenaar Business
Case
-
Evenwicht tussen
business en supplier
-
Linking pin naar
corporate programma management
·
Senior Supplier
-
Opleveren producten
-
Supplier resources
·
Projectmanager
-
Manager project
Day-to-day
-
(Eind) Producten
-
Tijd
-
Geld
·
Team Manager
-
Optioneel
-
Managet een team van
specialisten
-
Opleveren (Deel)
producten
·
Project Assurance
-
Onafhankelijke
rapportage
-
Meten performance
-
Meten kwaliteit
producten
·
Project Support
Office
-
Administratieve
ondersteuning
-
Expertise
projectmanagement aspecten.